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¿Cómo evitar que tu organización sea víctima de su propio éxito?
O sobre los desafíos del crecimiento: los cinco problemas más comunes que enfrentan las OSC.
Toda organización de la sociedad civil (OSC) comienza con una idea de cambio relacionada con un problema socia. Luego, un pequeño grupo de personas comienza a implementar actividades en función a ella. La diferencia entre una OSC y otras organizaciones es que la idea inicial que une a sus miembros busca cambiar la realidad social para mejorar las condiciones de vida de las personas.
La gestión y la coordinación son relativamente fáciles en las primeras etapas de una OSC porque los equipos suele ser pequeños y tienen una noción compartida sobre aquello que quieren implementar.
¿Cuándo empieza a complicarse la gestión interna de la organización?
Cuando su trabajo es reconocido por otras organizaciones, actores y usuarios o personas que se benefician de su labor. Una vez que las organizaciones alcanzan este nivel, su trabajo comienza a ser más solicitado y genera una carga laboral que no puede ser cubierta por el personal y la estructura inicial de la organización.
El éxito trae consigo nuevos desafíos. Establecer una organización es un proceso complejo que requiere planificación, visión y gestión para mantenerse en curso y sobrevivir a la etapa de crecimiento. En otras palabras, la organización debe institucionalizarse estratégicamente para evitar ser víctima de su propio éxito.
Los retos de cara al éxito
COMETA ha identificado cinco problemas recurrentes a los que generalmente se enfrentan las organizaciones cuando buscan consolidarse:
1.Falta de una visión estratégica de largo plazo
Al implementar la idea que reune a sus fundadores/as, las organizaciones generalmente tienen una misión definida. Sin embargo, la demanda y las cargas de trabajo obligan a que las organizaciones generen una visión institucional a largo plazo una vez que llegan a este punto de inflexión. Tener claridad sobre los cambios que la organización quiere lograr les permite:
- Tener un objetivo común y descartar compromisos que los alejen de su visión
- Les obliga a identificar y centrar el foco de su trabajo y valorar los recursos con los que cuentan para implementarlo
2.Definición de las necesidades de una organización
Las organizaciones requieren de procesos de fortalecimiento y desarrollo institucional que les permitan pensar en la organización como un colectivo. Es necesario elaborar colectivamente esta visión global para identificar las necesidades institucionales y priorizar elementos estratégicos para el crecimiento de la organización y el bienestar del equipo.
3.Funciones y responsabilidades
En medio de equipos en crecimiento, la organización debe tener claras las funciones y responsabilidades del personal. Las responsabilidades y los procesos de toma de decisiones se desdibujan cuando el equipo y las actividades de la organización aumentan. Ante esta situación, las organizaciones necesitan:
- Definir claramente sus procesos internos
- Tomar acuerdos de comunicación para su funcionamiento
- Desarrollar un organigrama y planes de trabajo ayuda a plasmar con claridad los ajustes en cuanto a roles y responsabilidades
4.Establecer procesos internos para la gestión organizacional
Como cualquier otra organización, las OSC no están libres de procedimientos administrativos, legales y de gestión interna, los cuales son esenciales para el funcionamiento, la sostenibilidad y la rendición de cuentas de su trabajo. Identificar y trazar rutas para institucionalizar estos procesos es vital para su crecimiento.
5.Sostenibilidad financiera
La sostenibilidad económica de la organización cubre los costos operativos, salarios y posicionamiento en el ecosistema de la sociedad civil para la recaudación de fondos. Sin embargo, recaudar fondos requiere que las organizaciones tengan una visión estratégica convincente y bien estructurada para presentarla a los donantes.
¿Por dónde empezar?
Consolidar una organización es una tarea desafiante, pero algunas herramientas facilitan este proceso. En COMETA, nuestra misión es construir y fortalecer las capacidades y procesos estratégicos de nuestros clientes a través de un acompañamiento sostenido y personalizado. Ante la necesidad de visión estratégica, necesidades institucionales para el crecimiento y la definición de roles y responsabilidades, COMETA ofrece apoyo estratégico a organizaciones, donantes y redes de la sociedad civil donde realizan una reflexión estratégica en varias etapas:
- Primero, realizamos una reflexión estratégica sobre el contexto (desafíos y oportunidades), logros y lecciones aprendidas.
- Después, en conjunto con todas las personas del equipo, revisamos la misión y desarrollamos con todo el equipo una Teoría del Cambio (TOC), la cual se conforma por una serie de “hipótesis que indican cómo lograr el cambio esperado” (Farmelo, 2014). Estas “hipótesis”, u objetivos estratégicos, reflejan los cambios que buscan lograr las organizaciones en el corto, mediano y largo plazo, con su trabajo.
- Una vez fijadas las metas, desarrollan rutas de impacto y/o planes estratégicos, que son “un resumen de la misión, visión, resultados esperados, estrategias y actividades centrales de la organización y cómo se relacionan entre sí” (Farmelo, 2014) .
- Finalmente, luego de definir la contribución específica de la OSC, pueden deliberar sobre la estructura necesaria para llevar a cabo las actividades en las rutas de impacto y los roles y responsabilidades de cada miembro del personal.
Sobre el aspecto financiero
COMETA también ofrece apoyo en resiliencia financiera para enfrentar los desafíos de sostenibilidad económica de la organización. Con esto, buscamos construir capacidades y conocimientos para que la operación y movilización de recursos se convierta en el eje de una estrategia institucional de sostenibilidad e impacto.
Por eso, trabajamos con organizaciones en sesiones enfocadas en cinco aspectos críticos de la gestión de recursos financieros: presupuesto, diversificación, contexto financiero, liderazgo y comunicación. Este proceso permite a los participantes diseñar e implementar acciones hacia la sostenibilidad a través de la integración de los programas y equipos administrativos, fortaleciendo sus capacidades para definir sus necesidades de financiamiento, movilización y gestión de recursos.
El proceso de consolidación de una OSC es complejo y sin duda representa un desafío. Desde la perspectiva cotidiana, puede parecer que el trabajo sustantivo de la organización es el aspecto más relevante. Sin embargo, si el trabajo sustantivo no se organiza estratégicamente, se corre el riesgo de perder el rumbo. El crecimiento es una etapa que se puede transitar fortaleciendo la visión estratégica y las capacidades de desarrollo institucional de las organizaciones.
Referencias:
Farmelo, Martha. 2014. “Sugerencias para Elaborar una Teoría de Cambio”.
Fundación Hewlett.
https://www.rendiciondecuentas.org.mx/wp-content/uploads/2015/03/Guia-TOC-v.-Mar-11-2015.pdf . (Consultado el 19 de junio de 2023 d)
ENGLISH
How to prevent your organization from falling victim to its own success?
Or on the challenges of growth: the five most common problems faced by CSOs.
Every civil society organization (CSO) begins with an idea. Then, a small group of people starts taking action to implement it. The key difference between a CSO and other organizations is that the initial idea that unites its members seeks a social change that improves people’s living conditions.
Management and coordination are relatively easy in the first stages of establishing a CSO because the small team has a shared notion about implementing the foundational ideas. So, when does the internal management of the organization start to get complicated? When your work is recognized by other organizations, stakeholders, and users. Once organizations reach this level, they have a workload that can’t be covered by the initial organization’s staff and structure.
Success comes with new challenges. Setting up an organization is a complex process that requires vision, planning and management to stay on course and survive the growth stage; in other words, organizations must institutionalize strategically to avoid falling victims to their own success. In this regard, COMETA has identified five recurring problems that organizations generally face when they seek to consolidate:
- Lack of a long-term strategic vision. When implementing the idea that unites their members, organizations generally have a defined mission. However, most organizations develop a long-term institutional vision once they arrive at a turning point, forcing them to mull over the focus of their work and resources. Having clarity about the changes the organization wants to achieve allows them to have a common goal and discard commitments that move them away from their vision.
- Defining the needs of an organization. Organizations require institutional strengthening and development processes that allow them to think in the organization as a collective. It is necessary to plan this global vision collectively to identify the institutional needs and prioritize strategic elements for their growth and for all the members welfare.
- Roles and responsibilities. Amid growing teams, the organization must be clear about the roles and responsibilities of the staff. Responsibilities and decision-making processes become blurred when the organization’s team and activities increase. Organizations need to define clearly their internal processes and make communication agreements for their operation, organizational charts and work plans are tools that helps to provide clarity on defining roles and responsibilities.
- Establish internal processes for organizational management. Like every other organization, CSOs are not free from administrative, legal, and internal management procedures, which are essential for their work’s functioning, sustainability, and accountability. Identifying and mapping out routes to institutionalize these processes is vital for their growth.
- Financial sustainability. The organization’s economic sustainability covers the operational costs, salaries, and positioning in the civil society ecosystem for fundraising. However, fundraising requires organizations to have a well-structured and compelling strategic vision for submission to donors.
Consolidating an organization is a challenging task, but some tools make this process easier. In COMETA, our mission is to build and strengthen our clients’ capacities and strategic processes through sustained and personalized support. Amid the need of strategic vision, identification of institutional needs, and definition of roles and responsibilities, COMETA offers strategic support for organizations, donors, and civil society networks where they conduct a strategic reflection in various stages.
First, we conduct a strategic reflection about the context (challenges and opportunities), achievements, and lessons learned. Then, along with all the team, we review the mission of the organization and develop a Theory of Chance (TOC), which is constituted by a series of “hypotheses indicating how to achieve the expected change” (Farmelo, 2014). These “hypotheses”, or strategic objectives, reflect the changes that organizations seek to achieve through their work in the short, medium and, long term. Once they set goals, they develop impact routes and/or strategic plans, which are “a summary of the mission, vision, expected outcomes, strategies, and the organization’s core activities, and how they relate with each other” (Farmelo, 2014). Finally, after they ascertain the specific contribution of the CSO, they can deliberate on the necessary structure to carry out the activities in the impact routes and the roles and responsibilities of each staff member.
COMETA also offers support for financial resilience to address the organization’s economic sustainability challenges, seeking to build capacities and knowledge so that the operation and mobilization of resources become the core of an institutional strategy for sustainability and impact. Therefore, we work with organizations in sessions focused on five critical aspects of financial resources management: budgeting, diversification, financing context, leadership, and communication. This process allows participants to design and implement actions towards sustainability through integrating the programs and administrative teams, strengthening their capacities to define their financing needs, and mobilization and resource management.
The process of consolidating a CSO is complex and undoubtedly represents a challenge. From the day-to-day perspective, it may seem that the substantive work of the organization is the most relevant aspect. However, if substantive work is not strategically organized, there is a risk of losing direction. Growth is a stage that can be navigated by strengthening the strategic vision and institutional development capabilities of organizations.
References
Farmelo, Martha. 2014. “Sugerencias para Elaborar una Teoría de Cambio”.
Fundación Hewlett.
https://www.rendiciondecuentas.org.mx/wp-content/uploads/2015/03/Guia-TOC-v.-Mar-11-2015.pdf . (Retrieved on June 19th 2023)
